Checklist voor je eerste medewerker

Voordelen en uitdagingen op een rij

Een medewerker aannemen betekent dat je taken kunt delegeren, meer klanten kunt bedienen en je eigen tijd beter kunt verdelen. Dat klinkt aantrekkelijk. Tegelijkertijd word je als werkgever verantwoordelijk voor zaken als salarisadministratie, arbeidscontracten en verzekeringen. Wie zich goed voorbereidt, merkt dat dit allemaal te overzien is. De checklist hieronder helpt je om stap voor stap door het proces te lopen.

Stap 1: bepaal wat je nodig hebt

Voordat je begint met werven, is het slim om goed na te denken over de functie. Welke taken wil je overdragen? Hoeveel uren per week heb je iemand nodig? Wil je iemand in loondienst of werk je liever met een tijdelijk contract? Door dit vooraf helder te hebben, kun je gerichter zoeken en stel je realistische verwachtingen.

Tip: schrijf een functieprofiel op voordat je een vacature plaatst.

Noteer daarin de taken, de vereiste kennis en de gewenste werkhouding. Zo houd je grip op het proces en maak je het selecteren van kandidaten een stuk eenvoudiger.

Stap 2: regel de juridische basis

Als werkgever heb je een aantal wettelijke verplichtingen. Zorg dat je de volgende zaken op orde hebt voordat je iemand in dienst neemt:

Sluit een arbeidsovereenkomst af. Leg daarin de functie, het salaris, het aantal uren, de proeftijd en de opzegtermijn vast. Zorg ook dat je weet of er een cao van toepassing is op jouw branche. Een cao kan voorwaarden stellen aan onder andere het minimumloon, vakantiedagen en toeslagen.

Meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst. Dit doe je voordat je medewerker start. Je ontvangt dan een loonheffingennummer, dat je nodig hebt voor de salarisadministratie.

Vraag een identiteitsbewijs op van je nieuwe medewerker en bewaar een kopie in de administratie. Dit is een wettelijke verplichting.

Stap 3: zet de salarisadministratie op

De salarisadministratie is voor veel nieuwe werkgevers een drempel. Je bent verplicht om loonbelasting en premies in te houden en af te dragen. Daarnaast stuur je je medewerker elke maand een loonstrook. Je kunt dit zelf doen met salarissoftware of uitbesteden aan een administratiekantoor. Uitbesteden scheelt tijd en verkleint de kans op fouten.

Vergeet ook de vakantiedagen en vakantiegeld niet.

Je medewerker bouwt vakantiedagen op en heeft recht op vakantiegeld. Zorg dat je dit goed bijhoudt in je administratie.

Stap 4: sluit de juiste verzekeringen af

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor een veilige werkomgeving. Kijk welke verzekeringen voor jou van toepassing zijn. Denk aan een aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven en een verzuimverzekering. Bij ziekte van je medewerker ben je als werkgever wettelijk verplicht minimaal 70% van het loon door te betalen, gedurende maximaal twee jaar. Een verzuimverzekering dekt dit risico en voorkomt dat je voor onverwachte kosten komt te staan.

Stap 5: zorg voor een goede onboarding

Een goede start vergroot de kans dat je medewerker snel productief is en zich prettig voelt. Zorg voor een goede werkplek, de benodigde middelen en een duidelijke introductie. Bespreek de verwachtingen, de werktijden en de manier van samenwerken. Een korte inwerkperiode met vaste aandachtspunten helpt je medewerker om snel zijn of haar weg te vinden.

Goed voorbereid van start

De stap naar je eerste medewerker is groot, maar met de juiste voorbereiding goed te zetten. Door de administratie op orde te hebben, de juiste contracten te sluiten en een goede onboarding te verzorgen, leg je een stevige basis voor een fijne samenwerking. Heb je vragen over de aanname van je eerste medewerker of wil je weten hoe je de administratie slim kunt inrichten? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee en helpen je om dit proces zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Bovenstaand nieuwsbericht is gepubliceerd op 08-09-2026. Dit bericht is met veel zorg en aandacht samengesteld. Desondanks kunnen wij niet volledig instaan voor de correctheid, volledigheid of actualiteit van de informatie.
Maak een afspraak met ons om de meest recente informatie te ontvangen.